Arbeitszeiterfassung

Wissen Sie, wie viele Stunden tatsächlich in Ihr Unternehmen oder Ihr Projekt fließen?

Diese exakten Zeiten sind entscheidend für eine korrekte Kalkulation von Dienstleistungen und Produkten.

Warum Arbeitszeiterfassung so wichtig ist

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (September 2022) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren – vom Minijob bis zur Vollzeitkraft.

Trotzdem werden in vielen Kleinst- und Kleinunternehmen die Stunden oft nur geschätzt oder mit bereits vorausgefüllten Stundenzetteln „über den Daumen“ notiert.

Das kann zu Fehlkalkulationen bei Preisen und Angeboten führen.

Eine ordentliche Arbeitszeiterfassung schafft Klarheit und bringt zahlreiche Vorteile:

• Rechtskonforme Dokumentation der Arbeitszeit
• Transparente Kalkulation für Projekte und Produkte
• Einfache Auswertung für Unternehmen und Mitarbeitende

Unsere Excel-Vorlage: Flexibel & sofort nutzbar

Mit unserer Excel-Datei zur Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung behalten Sie den Überblick – individuell anpassbar und direkt einsetzbar.

Funktionen im Überblick

• Eingabemaske für alle Eckdaten: Name, Personalnummer, Sollarbeitszeit (täglich/wöchentlich), Stundensaldo zum 31.12., Resturlaub und Urlaubsanspruch.

• Tägliche Zeiterfassung vom 01.01. bis 31.12., 7 Tage die Woche – inklusive mehrerer Felder für Pausen oder private Erledigungen.

• Automatische Berechnung von:
• • Tages-Ist-Zeit
  • Tages-Differenzen in Stunden/Minuten
  • kumulierten Stunden/Minuten und Dezimalwerten

• Vorerfasste Soll-Zeiten für Montag–Freitag (auf Wunsch anpassbar: einfach E-Mail an mail@floka-online.de).

• Feiertags-Highlighting: Bundeseinheitliche Feiertage sind grün markiert; landesspezifische Feiertage oder Ferientermine lassen sich leicht ergänzen.

• Urlaubsverwaltung: Nach Eingabe der Resturlaubstage und des neuen Urlaubsanspruchs zeigt die Vorlage automatisch die aktuellen Werte am Monatsende an. 

Warum ist eine präzise Arbeitszeiterfassung so wichtig?

1. Rechtliche Anforderungen: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden korrekt erfasst werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

2. Korrekte Abrechnungen: Nur durch eine genaue Erfassung der Arbeitszeit können Überstunden und Abwesenheiten korrekt berechnet werden, was zu einer fairen Entlohnung und zu einer höheren Motivation führt.

3. Erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Eine transparente und nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung fördert das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, was wiederum die Produktivität steigern kann.

4. Bessere Work-Life-Balance: Insbesondere im Homeoffice oder bei Remote-Arbeit hilft die Arbeitszeiterfassung dabei, klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu ziehen.

5. Bessere Kalkulationen: Sinnvoll ausgewertet, liefern die Daten konkrete Werte für die Kalkulation Ihrer Dienstleistungen und Produkte, und können zur Verbesserung der Prozesse herangezogen werden. Darüber hinaus ermöglichen die neu gewonnenen Daten eine fundierte Analyse von Auslastung, Fehlzeiten, Kapazitätsengpässen und anderen Kennzahlen, die sich auf die erbrachte Leistung im Unternehmen auswirken und Veränderungs- sowie Einsparpotenziale aufdecken.

Das sind die wichtigsten Vorteile unserer Excel-Vorlage:

• Einfache Handhabung: Mit unserem Excel-Sheet können Arbeitszeiten und Abwesenheiten schnell und unkompliziert erfasst werden, ohne dass teure Softwarelösungen erforderlich sind, Sie benötigen lediglich Microsoft Excel.
• Automatische Berechnungen: Überstunden und Abwesenheiten werden automatisch berechnet, was eine präzise und fehlerfreie Abrechnung ermöglicht.
• Übersichtlichkeit: Unser Excel-Sheet ist klar strukturiert und ermöglicht jederzeit eine schnelle Übersicht über alle erfassten Arbeitszeiten.
• Individuelle Anpassung: Das Tool lässt sich an die speziellen Anforderungen eines Unternehmens oder einer individuellen Situation anpassen.

Ihr Engagement für die Gesellschaft wird von uns belohnt: Gemeinnützige Vereine erhalten nach einer Berechtigungsprüfung unsere Vorlage zur Zeiterfassung kostenfrei. Schreiben Sie uns hierfür gerne eine E-Mail an mail@floka-online.de, um alle weiteren Schritte in die Wege zu leiten.