Professionell abwesend sein

Professionell abwesend sein - mit automatischen Abwesenheitsnotizen

In der heutigen digitalen Arbeitswelt sollten professionelle Abwesenheitsnotizen eine Selbstverständlichkeit sein. Dennoch erleben wir immer wieder, dass Mitarbeitende an dieser Stelle ungewöhnlich kreativ werden: Angefangen von kleinen Gedichten bis hin zur ausführlichen Schilderung der Abwesenheit, oder, was unseres Erachtens noch schlimmer ist, gar keine Abwesenheitsnotiz.

 

Wir erklären kurz, was automatische Abwesenheitsnotizen eigentlich sind: Während Sie oder Ihr Team per E-Mail nicht zu erreichen sind, erhalten Absender automatisch eine von Ihnen vorformulierte Antwort. Diese Antwort sollte mindestens den Zeitraum der Abwesenheit enthalten sowie gegebenenfalls Informationen zu einer Vertretung.

 

Abwesenheitsnotizen werden in den Einstellungen Ihres E-Mail-Programms aktiviert und eingerichtet. Für das Einrichten finden Sie im Internet für nahezu alle gängigen E-Mail-Programme entsprechende Anleitungen. In den meisten Fällen können Sie getrennte Notizen für externe und interne Empfänger anlegen, und auch einen Zeitraum für die Abwesenheit festlegen. Solange diese Funktion aktiviert ist, wird jede eingehende Nachricht automatisch mit Ihrer Abwesenheitsnotiz beantwortet.  

 

Nicht nur jetzt, kurz vor der großen Ferien- und Urlaubszeit, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden darauf hinweisen, professionelle Abwesenheitsnotizen einzurichten, sondern auch in folgenden Situationen:

• Fortbildung
•  Arbeitgeberveranstaltung
• Krankheit
• Teilzeit
• Feiertage (insbesondere bei internationalem Geschäftsverkehr oder regionalen Feiertagen)
• Vorgezogener Feierabend
• Zeitversetzter Arbeitsbeginn, …

     Eine professionelle Abwesenheitsnotiz sollte stets mit einer freundlichen Anrede beginnen - etwa „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Guten Tag“. Nach einem kurzen Einstieg, wie „Vielen Dank für Ihre Nachricht“ folgt die eigentliche Information: „In der Zeit vom 25.08.2025 bis einschließlich 12.09.2025 bin ich nicht erreichbar.“  „Momentan bin ich nicht im Büro. Am morgigen Donnerstag bin ich ab 11:00 Uhr wieder für Sie erreichbar.“

 

Geben Sie auch an, ob die E-Mail des Absenders von anderen Mitarbeitenden des Unternehmens gelesen oder eventuell auch weitergeleitet wird: „Während meiner Abwesenheit wird Ihre E-Mail gelesen, jedoch nicht weitergeleitet.“ „Während meiner Abwesenheit wird Ihre E-Mail automatisch an meine Vertretung Test.Mustermann@Unternehmen.de weitergeleitet.“ „Während meiner Abwesenheit wird Ihre E-Mail weder gelesen noch weitergeleitet. Wenden Sie sich in dringenden Angelegenheiten bitte an meine Vertretung Test.Mustermann@Unternehmen.de, Telefon 0123-456-7890.“

 

Ein gelungener Schlusssatz rundet die Nachricht ab, etwa: „Ihre Nachricht werde ich nach meiner Rückkehr schnellstmöglich beantworten. Freundliche Grüße“.

 

Fügen Sie anschließend Ihre Signatur und Ihr Firmenlogo ein, und wenn Sie mögen, kann darunter auch ein Werbehinweis platziert werden.

Denken Sie nach Ihrer Rückkehr ins Büro daran, den Abwesenheitsassistenten wieder zu deaktivieren - sofern dies nicht automatisch erfolgt.

 

Unsere Formulierungsvorschläge sind bewusst eher konservativ gehalten. Wählen Sie Ihre Texte stets unter Berücksichtigung der jeweiligen Zielgruppe: Ihre Kundinnen und Kunden, Fördergeber, Geschäftspartner oder Mitglieder.

 

Wir empfehlen Ihnen standardisierte Texte unternehmensweit zu etablieren. So stellen Sie sicher, dass auch die Abwesenheitsnotizen Ihres Teams zu Ihrem Unternehmen passen und somit Ihre Außenkommunikation professionell und einheitlich bleibt.

 

 

Lust auf weiterführende Informationen? Wir sind gerne für Sie da!